NEDİR?
Evraklar İçinde Kaybolmayın! Fiziki Arşiv Yönetimi

Evraklar içinde kaybolmayın!

Günümüz iş süreçlerinde bilgi ve verilerin her geçen gün katlanarak artması nedeni ile üretilen bilgi ve belgenin belirlenen standartlara göre saklanması ve kolayca ulaşılabilirliğinin sağlanması asli bir iş olmamakla beraber önemli maliyet unsurları oluşturmaktadır. DATAGUARD , kuruluşların ürettikleri fiziksel ve sayısal verileri için uluslararası güvenlik standartları ışığında ideal saklama koşulları yaratmıştır. Böylece depolanan arşivde, bilgiye hızlı ulaşım en üst seviyeye taşınarak kuruluşların verimliliğini arttırmış, güvenliğini sağlamış ve katma değer yaratmıştır. Fiziki Arşiv alanı ile DATAGUARD kurumların vazgeçilmez iş ortağıdır.


Sayısal Arşiv Yönetimi
Düzenli, kayıtlı arşive sahip olun.

Firmaların her gün ulaşmak zorunda olduğu belgelerin akıllı bir çözüm ile sayısallaştırılması ve kolay ulaşımın sağlanması DATAGUARD tarafından sunulan bir hizmettir.


Sayısal Veri Saklama
Aradığınız evraklara kolay ulaşın.

DATAGUARD , kuruluşunuzun belgelerinin sayısal kopyalarını farklı formatlarda saklayan yüksek kapasiteli ve hızlı çalışan sayısal bir depo sunmaktadır. En gelişmiş arama araçları ve hızlı belge geri çağırma/izleme olanakları ile yetkili kullanıcıların sayısal belgelere çevrimiçi ve/veya İnternet üzerinden 7 gün, 24 saat erişmesini mümkün kılmaktadır.


Veri Girişi & İşleme
DATAGUARD veri girişi ve işleme hizmeti.

Müşterilerinin tüm belgelerini ve onlara bağlı tüm evrakları kişiye özel olarak sistematik bağlantıları ile dosyalar ve saklar.

Doküman trafiği yoğun olan kuruluşların, bir evraka ve ona bağlı tüm evraklara hızlı erişim imkanı sağlayan bir hizmettir.


Güvenli Evrak İmhası
Saklama süresi dolan evraklarınızı biz imha edelim.

DATAGUARD , süresi dolan dokümanlar için maliyet etkin ve çevre dostu bir imha hizmeti sunmaktadır. İmha süreçleri emniyetli ve güvenilirdir.


Sayısal Yedek Saklama Hizmeti

Yaşadığımız sayısal dünyada bilgilerin sağlıklı bir şekilde yedeklenmesi hayati önem taşır. Ancak bu yedeklerin saklanması en az bu yedekler kadar önemlidir. DATAGUARD hayati önem taşıyan bu bilgiler için kurum dışı bant saklama hizmeti sunmaktadır.

Belgeleriniz Güvende Kırtasiye

DATAGUARD ; kurumların belgelerini zarar görmeden muhafaza etmek ve bilgilerinin kaybolmaması için özel saklama kırtasiyeleri geliştirmiştir.


DATAGUARD Arşiv Kutuları:

Arşiv kutularımız üç kat mukavvadan oluşan ve kolay su geçirmeyen bir özelliğe sahiptir.



DATAGUARD Klasör Kutusu:

Özel Klasör kutularımız iki kat mukavvadan oluşmaktadır. Klasör maliyetlerini azaltan bu yöntem arşivleme sistemi için ideal bir çözümdür.





DATAGUARD İmha Kutusu:

DATAGUARD imha kutularını isteğiniz doğrultusunda emniyet mühürleri ile kilitleyip kuruluşunuzun çeşitli noktalarına yerleştiriyoruz. İmha edilmesini arzu ettiğiniz belgeler personeliniz tarafından bu kutulara atılabilir.

Dilediğiniz zaman imha kutularını adresinizden teslim alarak geri dönüş, parçalama veya yakma yöntemi ile imha ediyoruz.


İş süreçleri yönetimi

Bilgilerinizi denetim altına almanızı sağlayan ve yönetmeliklere uymanıza yardımcı olan kesin doğru, verimli ve emniyetli fatura ve hesap işlemleri.

Arşivinize Hükmedin Arşiv hizmetlerini DATAGUARD firmasından almanın avantajları;
Tasarruf:

Kurumlar, arşiv yönetim ve ilgili hizmetlerini DATAGUARD 'a devrederek arşiv oluşturmaya ilişkin yatırım ve masraflardan tasarruf ederler. Firma içinde tutulan arşiv, artan kira, personel, eğitim, altyapı, güvenlik, yöntem geliştirme ve ekipman maliyetlerini gerektirir. DATAGUARD , arşiv hizmetleri ile giderlerin ve yatırımların azaltılmasını sağlar. Kurumlar, DATAGUARD arşiv yönetim ve saklama hizmetlerini kullanarak, ilgili personel istihdamından ve buna bağlı giderlerden tasarruf ederler.


Verimlilik:

DATAGUARD , sunduğu arşiv teknolojisi ile her türlü belgeyi saniyeler içinde talep etme ve bulma anlamına gelir. DATAGUARD 'ın arşiv yönetim ve saklama hizmetleri sayesinde kurumlar gizlilik ve güvenlik prensipleri doğrultusunda bilgi ve belge yönetimini belirli yetkilendirme düzeylerine göre takip ve kontrol etme avantajı kazanırlar.


Yasal uygunluk:

Yasal arşiv zorunlulukları ile ilgili hukuki ve yasal gerekliliklere uyma konusunda kurumlara yardımcı oluyoruz.


Güvenlik:

DATAGUARD arşiv merkezinin güvenliği 7 gün 24 saat son teknolojilerle donatılmış güvenlik sistemleri ve elemanlarıyla sağlanır. DATAGUARD 'ın güvenlik önlemleri; CCTV, üniformalı güvenlik ekipleri, gelişmiş alarm sistemleri ve katı güvenlik süreçlerini içerir.


Mükemmel saklama koşulları:

Tüm kurumlar için belirli süreler boyunca yasal saklama zorunlulukları vardır. Aşırı rutubet, yangın ve su basması gibi risklerden uzak bir şekilde DATAGUARD 'ın arşiv merkezi kurumların arşivlerini en güvenli ve profesyonel şekilde saklamak üzere tasarlanmış ve geliştirilmiştir.


Raporlar:

Kurumlar tüm işlem hareketlerinin kayıtlarını ve ilgili detay bilgileri içeren DATAGUARD 'ın yönetim raporları ile ileri düzeyde güvenlik, kontrol ve takip avantajı elde ederler.


Zamandan Kazanın

DATAGUARD , kurumların ürettikleri fiziksel belge ve sayısal veriler için uluslararası güvenlik standartları ve bilgi birikimi ile ideal saklama koşulları yaratmıştır. İstenilen bilgiye hızlı ulaşımı en üst seviyeye taşıyarak kurumların güvenilirliğini, verimliliğini arttırmış, güvenliğini sağlamış ve katma değer yaratmıştır.


DATAGUARD fiziki arşiv yönetimi süreçleri;
Kutulama ve Barkodlama

Kayıt altına alınacak bilgi ve belgeler özel arşiv kutularına yerleştirilir ve özel barkodlar ünite sırtlarına yapıştırılır.


İndeksleme

Kutu içerisine yerleştirilen belgelerin indeks bilgileri, konusunda uzman personeller tarafından barkodlanarak kayıt altına alınır.


Veri Girişi

Kutu indeks bilgileri, uzman kişiler yardımı ile fiziki arşiv yönetim yazılımında barkod içeriği olarak kayıt altına alınır.


Arşiv Saklama

Yönetilebilir bir birim haline gelen arşiv kutuları, özel çelik raflara sistematik bir şekilde yerleştirilerek, raf adres barkodları ile eşleştirilir ve lokasyon bilgileri sisteme aktarılır. Kutular üzerinde sadece barkod etiketi olması ve kullanılan sistem avantajı ile kutuların karışık olarak dağıtılabilmesi, evrakınıza sistem dışında ulaşılabilirliği ortadan kaldırarak, ekstra güvenlik sağlamaktadır.


Ulaştırma

Belgeye dönüş ihtiyacında fiziki belgeler için ertesi gün, aynı gün ve acil hizmet kapsamında özel takip sistemli araçlar ile yetkilendirilmiş kişilere elden imza karşılığı teslimat yapılmaktadır. Ayrıca gün içerisinde verilebilecek e-mail/fax yöntemi ile kopya belge gönderim hizmeti, bilgi ihtiyacınızın en kısa sürede karşılanmasını sağlamaktadır.


Arşiv Kırtasiye Hizmeti

Kurumlar arşivlerini kendi bünyelerinde yönetebilmek için ekonomik ve kullanılabilir çözümlere ihtiyaç duyarlar. DATAGUARD, arşiv kırtasiye ve arşiv güvenlik ürünlerini kurumlara sağlayarak süreç maliyetlerini düşürdüğü gibi, arşivlerin yönetilebilir olmasını ve güvenlik ihtiyaç seviyelerine göre saklama koşullarının sağlanmasına yardımcı olmaktadır. Aşağıdaki ürünlerimiz talebinize istinaden temin edilebilecektir.


  • Arşiv Kutusu
  • Klasör Kutusu
  • Sabitleme Teli
  • İmha Kutusu
  • Mühür